Başlangıç Aşaması
Dokuz Eylül Üniversitesi, C&C ilkeleri ile insan kaynakları yönetimine ilişkin ulusal ve kurumsal mevzuat ve uygulamaları takip etmektedir. HRS4R süreci DEÜ Rektörlüğü tarafından 20.12.2021 tarihinde başlatılmış, HRS4R Uygulama Komitesi oluşturulmuş ve HRS4R Logosunun alınmasına yönelik Onay Mektubu 20.01.2022 tarihinde Avrupa Komisyonu’na sunulmuştur. Daha sonra; Dokuz Eylül Üniversitesi, Araştırmada İnsan Kaynakları Mükemmelliğine ulaşmak için bir girişim başlatmıştır. Bu hedefe ulaşmak için üniversite, insan sermayesi yapısının yanı sıra araştırmacılar için kaynak ve fırsatları analiz edebilecek uzmanlardan oluşan bir çalışma grubu (ÇG) oluşturmuştur. ÇG üyeleri, doğru bir durum analizi yapmak ve bir eylem planı geliştirmek üzere çeşitli disiplinlerden ve birimlerden gönüllü olarak ya da görevlendirilerek oluşturulmuştur. ÇG’nin çalışmaları ve Avrupa Komisyonu tarafından kabul edilen Şart ve Kural ilkelerinin rehberliği ışığında ÇG aşağıdaki adımları izlemiştir:
Adım 1. Boşluk analizi
Adım 2: Araştırmacılar için Kurumsal İnsan Kaynakları Stratejisi/Eylem Planı
Adım 3: Avrupa Komisyonu tarafından onay – Araştırmada İK Mükemmelliği.
Adım 4: Uygulama aşaması ve öz değerlendirme
Adım 5: Dış değerlendirme ve onayın yenilenmesi
Çalışma grubunun atanması, Kalite Komisyonu toplantısında, araştırma yapma, anket uygulama ve ileri analiz kapasitesine sahip en uygun akademisyenler göz önünde bulundurularak kararlaştırılmıştır. Personel, istatistik, teknoloji transfer ofisi gibi farklı bölümlerden seçilmiştir. Çalışma grubunun atanmasının ardından Boşluk Analizi başlatılmıştır. Komisyon, HRS4R’nin başlatılması ve uygulanması süreçlerinin tamamında hazır bulunmuştur.
HRS4R çalışma grubu, 2 Şubat 2023 tarihinde gerçekleştirdiği ilk yüz yüze toplantısında değerlendirme kriterlerini incelemiş ve bu kapsamda gerçekleştirilecek faaliyetler için bir çalışma programı geliştirmiştir. Program daha sonra yürütme komitesinin onayına sunulmuştur. Boşluk analizine katkı sağlayacak mevcut süreçler gözden geçirilmiş ve R1’den R4’e kadar olan araştırmacılar için geri bildirim gerektiren kriterler için bir anket oluşturulmuştur. Yürütme komitesi tarafından onaylandıktan sonra anket yayınlanmıştır. Sonraki aşamalar için HRS4R çalışma grubu, yürüttüğü faaliyetler için bir çalışma planına sahip olmuş ve bu çalışma planında belirlenen her bir kilometre taşı için yürütme komitesine raporlar ve geri bildirimler sunarak sürecin yönetimini koordine etmiştir.
Boşluk analizi için ana girdi anket ile sağlanmıştır. Rapor detaylarında sunulan anket uygulaması dijital formatta hazırlanmış ve kurumsal kaynaklarımız dahilinde bulut hizmeti aracılığıyla dağıtılmıştır. Veriler, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nün yardımıyla toplanmış ve bulut sisteminde saklanmıştır. Soruların anket formatında düzenlenmesi ve sonrasında yanıtların analizi HRS4R çalışma grubu içerisinde İstatistik ve Risk Analizi Araştırma ve Uygulama Merkezi ile İstatistik Bölümünü temsil eden araştırmacılarımız tarafından gerçekleştirilmiştir.
DEÜ’de İnsan Kaynakları alanında uzman araştırmacılar, anket bulgularını ve diğer girdileri değerlendirerek Boşluk Analizini daha da derinleştirmiştir. Alınması gereken önlemler ve eylemler için öneriler geliştirmişlerdir. Kalite komisyonu ve yürütme komitesi olarak görev yapan komite, boşluk analizi üzerine yapılan bu ön çalışmayı birlikte gözden geçirmiş ve önleyici tedbirler, eylemler ve stratejilere ilişkin ortak kararlar almıştır.
Sorular Türkçe olarak geliştirildikten sonra çevrimiçi bir anket hazırlanmıştır. Çevrimiçi anket anonim olarak gerçekleştirilmiş ve anketin amacını açıklayan kısa bir girişle başlamıştır. Daha sonra örneklem özelliklerini anlamak için üç profilleme sorusu sorulmuştur, bunlar araştırmacının birimi, iş unvanı ve cinsiyettir. Daha sonra mevcut durumu anlamak için katılımcılara 26 soru sorulmuştur.
Bu anket 14-20 Mart 2023 tarihleri arasında araştırmacılara e-posta ile gönderilmiş ve toplamda 826 katılımcı çalışmaya katılmıştır. Katılımcıların %57’si kadındır. Genel yanıt oranı %27 olup, doçent ve profesörler için yanıt oranı daha da yüksektir (%35). Araştırma birimi bazında bakıldığında, 35 araştırma biriminden veri toplanmış ve bu da %92 gibi yüksek bir yanıt oranına karşılık gelmektedir. Dolayısıyla, çalışmaya katılımın kapsamı ve çeşitliliği iyi ve temsili olarak değerlendirilebilir.
Örneklem özellikleri incelendiğinde, katılımcıların çoğunun fakülte mensubu olduğu görülmektedir. Birçok akademik pozisyonda kadınlar çalışmaya katılmıştır, bu da fakülteler için çalışan cinsiyet kompozisyonunu yansıtmaktadır. Ayrıca tüm unvanlardan, birimlerden ve cinsiyet türlerinden veri toplandığı belirlenmiştir. Dolayısıyla örneklem özellikleri, anketin ana amaçlarından biri olan birçok alt gruptan görüş toplandığını göstermiştir.
Her bir boyut için katılım düzeylerini analiz ettiğimizde, her bir boyutun %50’sinin %50 katılım sınırının üzerinde olduğu; Etik ve profesyonel boyutların diğer boyutlara göre ortalama olarak daha iyi olduğu görülmüştür. Üç boyut için (eğitim ve gelişim, işe alım ve seçim ile etik ve profesyonel) katılımcıların yarısı bu boyutların kriterleri %75’e eşit veya daha yüksek bir seviyede karşıladığı konusunda hemfikirdi. Ayrıca, üç boyut (çalışma koşulları, eğitim ve gelişim ve işe alım ve seçim) için yayılımın etik ve mesleki boyutlara kıyasla daha yüksek olduğu belirtilebilir.
Boşluk Analizi
Dördüncü aşamada boşluk analizi yapılmıştır. Tüm puanları toplayarak her bir konunun ortalama puanı hesaplanmış ve daha sonra bu verilen yanıt sayısına bölünmüştür. Ortalamaları hesapladıktan sonra, aşağıdaki formül kullanılarak bunlar yüzde formatına dönüştürülmüştür: (ORTALAMA PUAN – 1) / (YANIT KATEGORISI SAYISI – 1). Örneğin, bir konunun ortalama puanı 3.50 ise, bunu yüzdeye dönüştürme: (3.5 – 1) / (5 -1) = %62.50. Bir konunun ortalama puanı 1 ise, bunu yüzdeye dönüştürme: (1 – 1) / (5 -1) = %0. Bir konunun ortalama puanı 5 ise, bunu yüzdeye dönüştürme: (5 – 1) / (5 -1) = %100.
Konuların mevcut seviyelerini 2. aşamada ortaya koyduğumuz uygulama seviyeleri ile karşılaştırdık. Aşağıdaki tabloda yer alan durum sütunu, tüm konulardaki eksikliklerin kabul edilebilir ya da iyi düzeyde olduğunu göstermektedir. HRS4R standartlarına göre, bazı konular zaten tamamen uygulanmaktaydı veya birçok konunun kademeli olarak iyileştirilmesi gerekiyordu. 50’nin altına düşen hiçbir konu bulunmamaktadır.
2023’ün Mart ve Nisan aylarında Eylem Planı ve OTM-R Belgesi (OTM-R Kontrol Listesi) taslakları hazırlanmış ve iç paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen toplantılarla son haline getirilmiştir.
‘Araştırmada İnsan Kaynakları Mükemmeliyet Ödülü’ (HR Excellence in Research Award) başvurusu 28/07/2023 tarihinde Avrupa Komisyonu’na gönderilmiştir.